Whistleblower-ilmoituskanava
Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa työntekijöilleen ja sidosryhmilleen mahdollisuuden ilmoittaa havaitsemistaan väärinkäytösepäilyistä EU:n whistleblowing-direktiivin mukaisen anonyymin ilmoituskanavan kautta.
Hetan whistleblower-ilmoituskanava otettiin käyttöön joulukuussa 2023 ja se on rakennettu Webropol-järjestelmällä.
Huomioithan, että ilmoituskanavaan eivät kuulu tavanomaiset asiakaspalautteet, häiriöilmoitukset ja reklamaatiot, vaan niistä on hyvä olla yhteyksissä Hetan johtoon ja asiakkuusvastaaviin.
Ohjeet väärinkäytösilmoituksen laatimiseen
- Mene ilmoitusjärjestelmään tämän sivun alalaidassa olevan linkin kautta
- Täytä ilmoituksen tietokentät mahdollisimman tarkasti ja kerro epäilyistäsi. Voit jättää ilmoituksen täysin anonyymina. Huomioithan, että tietoisesti totuudenvastaisten ilmoitusten jättäminen palveluun on kiellettyä ja saattaa johtaa oikeudellisiin toimenpiteisiin.
- Ilmoituksen lähettämisen yhteydessä sinulle näytetään salasana, joka sinun tulee tallentaa ja jolla pääset myöhemmin kirjautumaan seurantasivulle. Vain tätä kautta pääset myöhemmin tekemällesi ilmoituksellesi sekä näet asian käsittelijöiden lähettämät vastaukset.
Tiedot ilmoitusten käsittelystä
Kuntien Hetapalvelut Oy:n ilmoituskanava on tarkoitettu väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiseen. Tällaisia väärinkäytösepäilyjä ovat esimerkiksi eturistiriidat, lahjonta, ihmisoikeusrikkomukset, kilpailulainsäädäntöä vastaan tehdyt rikkomukset, taloudelliset väärinkäytökset sekä syrjinnän tai ahdistelun muodot.
Kaikkiin vilpittömässä mielessä tehtyihin väärinkäytösepäilyihin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoitusten käsittelijöiksi on määritelty:
- toimitusjohtaja
- hallituksen puheenjohtaja
- HR-asioista vastaava palvelupäällikkö
- luottamushenkilö
- taloushallinnosta vastaava palvelupäällikkö
Ilmoituksia ei näe kukaan muu kuin niitä käsittelemään nimetyt ja asiaa tutkivat henkilöt, kaikkia heitä sitoo salassapitovelvoite. Jokainen käsittelijä saa lukuoikeuden kaikkiin ilmoituksiin ja sähköposti-ilmoitukset uusien ilmoitusten saapumisesta. Ilmoituskanavaan pääsevät vain ilmoitusten käsittelijät. Sisäisen ilmoituskäsittelyprosessin mukaisesti käsittelijä ei ole tekemisissä sellaisten ilmoitusten kanssa, jotka koskevat häntä tai joihin hänellä on yhteys, joka voi vaarantaa asianmukaisen käsittelyn.
Käsittelijät (vähintään kaksi esteetöntä käsittelijää yhdessä) päättävät, eteneekö asia tutkintaan vai hylätäänkö se. Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:
- saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimuksia voidaan tehdä,
- ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vahingoittamistarkoituksessa,
- asia on jo ratkaistu,
- asia ei kuulu kanavassa käsiteltävien asioiden piiriin, jolloin se ohjataan tarvittaessa oikeaan paikkaan.
Ilmoituskanavaa koskevista toimenpiteistä pidetään ajantasaista lokia ja ilmoituksia säilytetään lain mukaisesti viisi vuotta.
SIIRRY ILMOITUSTEN SEURANTASIVUILLE
Huom! Ilmoituksen lähettämisen yhteydessä ilmoituksen laatijalle näytetään salasana, jolla hän pääsee myöhemmin kirjautumaan seurantasivulle.